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Aspectos claves para asegurar el éxito de un programa global de reducción de costes

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En ocasiones, y por diferentes motivos, las compañías consideran la oportunidad de realizar un programa global de reducción de costes. Ésta es una iniciativa útil, incluso después de reducciones presupuestarias por áreas y departamentos. Sin embargo, con frecuencia, estos programas no alcanzan a desarrollar todo su potencial de mejora. Las causas suelen estar más relacionadas con el planteamiento y ejecución del programa que con la capacidad real de mejora existente.

Por ese motivo, hemos querido destacar algunos aspectos claves a tener en cuenta antes de iniciar un plan de reducción de costes:

  • Diseñar el programa en base a diferentes proyectos y equipos de ejecución involucrando a toda la organización, asegurando que se contemplan todas las áreas con una mejora previsible, y se asignan responsables con el tiempo necesario.
  • Formar a responsables y miembros del equipo de proyecto en habilidades de gestión de proyectos, tales como análisis de potencial, diseño del proyecto, planificación de actividades, asignación de responsabilidades y establecimiento de objetivos.
  • Realizar un análisis previo de potencial de mejora de costes con el fin de aceptar o descartar proyectos dentro del programa, sin rechazar proyectos viables por su dimensión.
  • Asegurar que los objetivos sean suficientemente ambiciosos y equilibrados entre los diferentes responsables de proyecto.
  • Asegurar el soporte de la dirección y establecer canales de comunicación y reuniones de coordinación adecuados para el seguimiento de los proyectos y sus resultado
  • Analizar posibles riesgos de ejecución y planificar las contingencias necesarias con el fin de minimizar problemas en el desarrollo del programa.
  • Preparar adecuadamente el lanzamiento del programa recogiendo toda la información necesaria y asegurando que todos los miembros de cada equipo entienden claramente los objetivos y su rol dentro del programa.
  • Hacer un seguimiento continuado de los resultados mediante un sistema de gestión de avance de los proyectos, comunicando los logros al conjunto de la organización, y dando visibilidad a la Dirección.
  • Agotar el recorrido de los proyectos estableciendo mejoras sucesivas hasta que el potencial esté plenamente conseguido, antes de plantear nuevas iniciativas de ahorro de coste.